Cláusulas essenciais
- Identificação das partes: nome ou razão social, CPF ou CNPJ, endereço e contato do locador e do locatário.
- Objeto: lista dos equipamentos, com código, marca, modelo e número de série, e o estado em que são entregues.
- Prazo: data e hora de início e de fim da locação, e o que acontece se houver prorrogação.
- Valor e forma de pagamento: preço do período, frete, vencimentos e o que é cobrado em caso de atraso no pagamento.
- Caução: valor, em que situações pode ser retida e quando é devolvida.
- Local de uso e responsabilidade: onde o equipamento ficará e quem responde por guarda, uso correto e operadores habilitados.
- Avarias, perda e roubo: como será avaliado o dano e quanto será cobrado, inclusive por peças e acessórios faltantes.
- Atraso na devolução: valor da diária adicional e multa, se houver.
- Entrega, retirada e devolução: quem leva, quem busca e como será feita a conferência.
- Rescisão e foro: como encerrar antes do prazo e o foro para resolver disputas.
Anexos que evitam problema
- Termo de entrega e conferência, com fotos do estado do equipamento.
- Cópia dos documentos do locatário e, se for empresa, do responsável que assinou.
- Orientações de uso e segurança do equipamento.
- Para caçambas, a lista de resíduos que não podem ser descartados.
Assinatura e arquivo
Contrato assinado é prova; contrato perdido não vale nada. Guardar a via de cada cliente em pasta de papel dificulta achar o que importa na hora da discussão. O ideal é manter o contrato vinculado ao cliente, aos itens e ao financeiro, com assinatura digital e a possibilidade de imprimir quando precisar.
Como o EZLOC organiza os contratos
- O orçamento aprovado vira contrato, com os mesmos itens, período e valores.
- O contrato tem assinatura digital e impressão em PDF.
- Entrega e devolução ficam registradas em ordens de serviço, com fotos e conferência de avarias.
- O financeiro (locação, caução, frete, multas e diárias adicionais) é gerado e atualizado junto com o contrato.
- Tudo fica no histórico do cliente e do equipamento.
Erros comuns em contratos de locação
- Não listar os equipamentos com número de série e estado de entrega.
- Deixar o prazo vago, sem hora de devolução.
- Não prever a diária adicional e a multa por atraso.
- Caução sem regra de devolução ou de retenção.
- Combinar valores por mensagem e não registrar no contrato.
- Esquecer de guardar documento e assinatura de quem recebeu o equipamento.
Fluxo completo de uma locação
- Orçamento com itens, período e valores.
- Aprovação e geração do contrato.
- Entrega com conferência, fotos e assinatura.
- Acompanhamento do prazo e dos lembretes de cobrança.
- Devolução com conferência e cálculo de avarias ou atraso.
- Fechamento do financeiro e devolução da caução.
Checklist
- Partes identificadas com documento e contato
- Equipamentos listados com série e estado
- Prazo e regras de prorrogação
- Valor, frete e vencimento
- Caução e condições de devolução
- Avarias, perda e roubo
- Atraso: diária adicional e multa
- Entrega, retirada e conferência com fotos
- Rescisão e foro
- Assinatura e arquivo digital
Aviso: Este guia traz orientações gerais para quem está começando ou organizando a locadora. Regras de licenciamento, tributos e contratos variam por cidade e por atividade: confirme com um contador, um advogado e os órgãos competentes do seu município.
Perguntas frequentes
Preciso de contrato para cada locação?
É recomendável. Mesmo locações curtas ganham segurança com um contrato ou termo, que registra o que foi combinado e o estado do equipamento.
Posso usar assinatura digital?
O EZLOC permite assinatura digital do contrato e da ordem de serviço. Para validade jurídica em casos específicos, consulte um advogado.
A caução é obrigatória?
Não é obrigatória, mas é comum para equipamentos de maior valor. Ela precisa constar no contrato, com as regras de retenção e devolução.
O contrato do EZLOC já tem as cláusulas?
O sistema gera o contrato a partir do orçamento e permite incluir os termos e condições da sua empresa. Revise o texto com o seu advogado.